A la différence de la gestion de projet qui se concentre sur des projets individuels, la gestion de portefeuille de projets (Portfolio Project Management ou PPM en anglais) est indispensable pour gérer l’ensemble des projets d’une organisation de façon stratégique, en gardant à l’esprit la vision globale de l’organisation.
L’objectif est de hiérarchiser les projets, de les planifier, de les doter de manière réaliste en ressources qualifiées et disponibles, de suivre leur progression et d’informer toutes les parties prenantes de leur avancement.
Pour réussir vos projets et gérer efficacement vos ressources, une solution de Portfolio Project Management est incontournable. Il s’agit d’un outil de planification dynamique qui permet d’évaluer l’impact des décisions à court et long terme en se basant sur l’analyse de données réelles.
Découvrez quels sont les avantages d’utiliser un logiciel de Portfolio Project Management (PPM).
1. Les points forts
Un logiciel de Portofolio Project Management comme Augeo 6 est une solution complète qui réunit plusieurs fonctionnalités indispensables vous permettant d’organiser et de planifier facilement l’ensemble des activités de vos projets :
- gestion de projet,
- gestion des ressources,
- gestion budgétaire,
- suivi du temps,
- reporting,
- gestion des documents,
- analyse des données.
Vous ne possédez plus qu’un seul outil pour gérer tous les aspects de votre portefeuille de projets. Le suivi de l’avancement de vos projets, l’évaluation des demandes de nouveaux projets et l’optimisation de la charge de travail de vos équipes deviennent plus simples et plus faciles.
Le logiciel PPM s’assure que tous les projets ont les ressources suffisantes pour être réalisés en respectant le budget et les délais. Mais ce n’est pas tout, il peut également être utilisé pour évaluer et anticiper les futurs besoins en ressources, déterminer le retour sur investissement de chaque ressource engagée ainsi que les risques potentiels.
2. Une meilleure prise de décision
Un logiciel PPM facilite la prise de décisions puisqu’il regroupe l’ensemble des données indispensables à la gestion efficace d’un portefeuille de projet. Vous pouvez organiser vos données d’une manière ciblée, et vous appuyer sur des tableaux de bord et des indicateurs de performance pour prendre des décisions réfléchies, basées sur des données réelles. Cet outil est également parfait pour analyser des données historiques et ainsi vous aider à mieux gérer vos projets actuels.
3. Une meilleure prise de décision
La gestion des ressources est un facteur clé dans la gestion de portefeuille de projets. A tout moment, vous devez vous assurer de la disponibilité de vos ressources et être capable de les réorganiser facilement en fonction des besoins et des contraintes de chaque projet. Tout ceci en évitant soigneusement les conflits de ressources, c’est-à-dire une ressource travaillant simultanément sur deux tâches différentes.
Une solution de gestion de portefeuille de projets vous offre une meilleure visibilité sur l’ensemble de votre portefeuille de projets. Grâce à cet outil, vous pouvez mieux gérer vos ressources. En effet, son système de planning dynamique simplifie et automatise la planification des ressources ainsi que leur réorganisation selon les besoins et les nouvelles décisions.
4. Un choix plus stratégique des projets à réaliser
Dans une entreprise, tous les projets ne sont pas stratégiques et essentiels. Il est donc important de s’assurer que les projets décisifs soient exécutés en priorité, et qu’ils bénéficient des ressources nécessaires à leur réalisation. Les ressources restantes peuvent être mises à profit pour la réalisation de projets secondaires.
Le logiciel PPM vous aide à sélectionner et à prioriser les projets qui sont en alignement avec les objectifs stratégiques de l’entreprise, notamment grâce à un processus d’audit, de hiérarchisation et de suivi des demandes. Ainsi, vous gagnez du temps dans le choix des projets à réaliser, et vous pouvez abandonner les projets qui ne sont pas rentables ou qui ne sont pas en alignement avec la stratégie globale.
5. Un meilleur taux de réussite des projets
Saviez-vous que parmi les causes d’échec d’un projet, on retrouve la mauvaise gestion des ressources, le dépassement du budget et le manque d’alignement stratégique ? Ainsi, pour améliorer le taux de réussite de ses projets, une entreprise doit s’assurer que les projets dans lesquels elle s’engage sont en accord avec ses objectifs stratégiques et qu’elle possède la capacité financière et les ressources nécessaires pour réaliser ses projets. C’est exactement ce pour quoi le logiciel de gestion de portefeuille projets a été conçu.
6. Une collaboration améliorée
Le travail d’équipe est indispensable à la réussite de vos projets. Une équipe qui travaille efficacement ensemble peut accomplir des merveilles. Le logiciel PPM favorise la collaboration grâce à ses différentes fonctionnalités, ses alertes, ses notifications, ses tableaux de bord et ses outils de suivi.
Certaines solutions vont plus loin pour améliorer davantage la collaboration. Elles incluent notamment une messagerie instantanée, un outil de visioconférence, des espaces de travail partagés, des calendriers de projet et des espaces de partage des connaissances.
7. Une aide à la gestion administrative
Une solution de gestion de portefeuille de projets peut également aider à la gestion administrative, notamment grâce au suivi de la charge de travail des collaborateurs, au suivi des heures à facturer et à la gestion des demandes de modification. Bref, c’est le logiciel idéal pour vous aider à relever tous les défis de la gestion de portefeuille de projets.
Conclusion
Plus une organisation est grande, plus elle gère un nombre important de projets, et plus elle prend des risques en termes de rentabilité. Dans un environnement toujours plus concurrentiel, les entreprises de toutes tailles se lancent simultanément dans la réalisation de plusieurs projets dans le but de rester compétitives. Mais cela entraîne, entre autres, des conflits de ressources.
La gestion de portefeuille de projets offre une vue d’ensemble sur les projets de l’entreprise et permet de mieux gérer les contraintes des ressources. L’utilisation d’un logiciel PPM est indispensable pour redéfinir rapidement les priorités et l’allocation des ressources d’un projet afin de garantir sa réussite.
