LES ENJEUX DU MANAGEMENT PAR PROJET
Que ce soit dans le secteur privé ou dans le secteur public, les entreprises comme les administrations font face à des exigences croissantes.
Proposer des produits ou des services de qualité au moindre coût à leurs clients demeure la principale et mobilise les efforts des unes comme des autres en permanence.
Dans le même temps, les contraintes exercées par les actionnaires pour les premières ou l’état pour les deuxièmes n’ont jamais été aussi grandes. Il s’agit en effet, avec des ressources humaines et financières toujours moins importantes, de continuer à dégager des bénéfices ou assurer le service public.
Après avoir modernisé leurs outils de production et rationnalisé leurs processus internes en standardisant leur façon de travailler, la majorité d’entre elles ont depuis plusieurs années maintenant largement adopté et intégré le management par projet pour gérer leurs activités.
Conscientes que la gestion transversale des projets est devenue un enjeu de performance interne et de satisfaction des clients, les PME (Petites et Moyennes Entreprises) et les TPE (Très Petites Entreprises) se tournent également de plus en plus vers ce mode de fonctionnement.
Le management par projet fournit en effet les outils opérationnel, stratégique, de contrôle et d’analyse pour :
- Mener à bien vos projets
- Choisir les projets rentables
- Assurer la qualité de vos projets
LE PILOTAGE OPÉRATIONNEL POUR MENER À BIEN VOS PROJETS
Parce que toutes les activités d’une société, quel que soit le métier exercé, peuvent être assimilées à des projets, le fonctionnement en mode projet et l’utilisation de méthodes éprouvées du type Agile dans le domaine de l’informatique ou le Lean Manufacturing dans l’industrie automobile sont devenues incontournables.
Les outils que fournissent ces méthodes comme la planification des tâches et des ressources, la définition des rôles et des responsabilités, la mise en évidence des risques et des opportunités ainsi que la clarification des priorités permettent en outre de répondre à un double objectif.
En améliorant la communication et la collaboration des équipes des différentes entités affectées au développement et à la réalisation des projets, ces méthodes favorisent en effet non seulement l’implication de l’ensemble des hommes et des femmes de l’entreprise mais elles augmentent systématiquement le taux de réussite des projets en diminuant leurs coûts et en raccourcissant leurs délais.
Augeo est une solution de pilotage opérationnel qui permet de planifier et gérer les projets et les ressources.
Principaux bénéfices du pilotage opérationnel
- Mesurer précisément la disponibilité des ressources affectées aux projets grâce à la saisie des temps, à la prise en compte des activités hors projet ou personnelles et à l’approbation simples des comptes rendus d’activités (CRA).
- Décomposer et planifier facilement des projets en activités principales et en tâches élémentaires en utilisant des modèles de projet conformes aux processus et aux standards de l’entreprise.
- Simplifier et accélérer l’affectation de ressources (internes ou externes, nominatives ou génériques) grâce à la définition de profils types en fonction des compétences requises et à la gestion d’un cycle de validation intégrant la hiérarchie ou les ressources humaines via un workflow.
- Optimiser la planification et la performance des projets en améliorant l’affectation des ressources grâce à des scénarios de simulation (de type what-if) et un lissage de la charge s’appuyant sur des règles métier configurables.
- Suivre le déroulement du projet de manière exhaustive et actualisée grâce à une vision en temps réel de l’avancement des tâches (diagramme de GANTT) ou de la consommation du budget (vue financière) ou de l’utilisation des ressources (vue par affectation).
- Renforcer la collaboration et la coordination des équipes projets et des équipes métiers en centralisant et au partageant les documents et les informations (GED – Gestion Electronique des Documents).
- Augmenter l’efficacité des équipes projet grâce à l’automatisation de messages d’alerte (email) en fonction d’évènements prédéfinis.
- Augmenter l’efficacité et la réactivité de l’ensemble des acteurs des projets grâce à une meilleure communication des résultats des projets (rapports et fiches d’évaluation) ainsi qu’à l’automatisation de messages d’alerte (email) en fonction d’évènements prédéfinis.
LE PILOTAGE STRATÉGIQUE POUR CHOISIR LES PROJETS RENTABLES
Mener à bien un projet en maîtrisant son budget, son délai et sa charge n’est cependant pas suffisant !
Les projets sur lesquels travaillent ses ressources apportent-ils une réelle valeur à l’entreprise ? Sont-ils en phase avec la stratégie définie par sa direction ?
Chaque demande de projet ne doit pas faire en effet obligatoirement l’objet d’un investissement !
Pour rester compétitive, il est capital qu’une entreprise concentre au maximum ses capacités sur les objectifs les plus rentables économiquement ou les plus innovants en fonction de ses priorités. La mise en place d’une démarche de gestion du portefeuille en complément de celle de gestion de projet est alors indispensable.
En mesurant l’importance des projets à venir inscrit dans le Schéma Directeur (SD) ou le Plan Pluriannuel d’Investissement (PPI) et en contrôlant ensuite leur déroulement, la gestion de portefeuille permet en effet de s’assurer qu’une entreprise ou une collectivité travaille et se focalise en permanence sur les bons projets.
Augeo est une solution de pilotage stratégique qui permet de gérer et suivre les demandes de projet et les portefeuilles de projet.
Principaux bénéfices du pilotage stratégique
- Comparer et classer les demandes de projet de manière objective et rationnelle en formalisant les expressions de besoin remontées par les MOA (Maîtrise d’Ouvrage) et leurs critères de sélection
- Sélectionner uniquement les projets conformes aux objectifs et à la stratégie de l’entreprise grâce à l’identification en amont des risques et des bénéfices
- Evaluer rapidement la faisabilité de chaque nouveau projet au regard de ses impacts sur les projets en cours en terme de charge et de ressource
- Arbitrer facilement les impacts liés aux difficultés des projets en cours ou aux nouvelles opportunités grâce à des tableaux de bord synthétiques et des indicateurs de tendance (type « bulletin météo »)
- Décider de façon plus efficiente grâce à des indicateurs de performance (KPI- Key Performance Indicators) cohérents par rapport aux priorités définies pour garantir l’alignement des projets avec la stratégie de l’entreprise
- Renforcer la prise de décision des dirigeants de l’entreprise en offrant une vision fiable du retour sur investissement (RSI) des projets
- Analyser et communiquer la performance du portefeuille vers l’ensemble des parties prenantes (MOE, MOA, actionnaires, direction, comité de pilotage) grâce à des rapports clairs et graphiques (fiches d’évaluation, diagrammes à bulles)
- Offrir une vision fiable et actualisée en permanence de la « capacité à faire » en termes de ressources ou de budget en fonction des demandes exprimées et des projets en cours de réalisation et ce à tous les niveaux (projet, programme, service, département, entreprise)
CONTRÔLE ET ANALYSE POUR ASSURER LA QUALITÉ DES PROJETS
La conduite de plusieurs dizaines de projets, voire plusieurs centaines et la gestion en amont d’autant de demandes avec des ressources multiples et variées entraîne le traitement d’une quantité de données considérable.
Combiné aux divers aspects, fonctionnel, technique, organisationnel, temporel, et financier propre à chaque entreprise, la réussite de la mise en place du management par projet au sein d’une organisation, quel qu’elle soit, représente un challenge complexe sans l’aide d’un puissant logiciel dédié.
Pour en tirer tous les bénéfices, il est en effet impératif que la totalité des chefs de projet comme des membres de leur équipe mettent en œuvre les méthodes choisies par l’entreprise et les respectent.
Le déploiement d’une solution complète de gestion de projet et de portefeuille de projet devient alors obligatoire !
Augeo est une solution de contrôle et d’analyse qui permet de gérer les budgets et suivre le déroulement des projets par rapport à un référentiel établi.
Principaux bénéfices du contrôle et de l’analyse
- Garantir de manière rigoureuse l’application des standards définis en structurant et en harmonisant les processus de gestion de projet au niveau de l’ensemble des services et des départements de l’entreprise
- Consolider et analyser avec fiabilité la totalité des informations relatives à l’ensemble des projets en cours et à venir de l’entreprise grâce à une base de données centralisée
- Sécuriser les données sensibles en configurant les droits d’accès en fonction des profils des utilisateurs
- Intégrer le management par la valeur acquise (EVM – Earned Value Management) et communiquer la performance des projets grâce à la possibilité de mesurer précisément toutes les variations liées à leur budget et à leur avancement
- Mettre en place une démarche de progrès continu en améliorant la qualité des processus grâce à des évaluations de performance post-projet et à l’identification des potentiels et des risques
- Capitaliser le savoir-faire de l’entreprise en regroupant les connaissances, en facilitant le retour d’expérience et en tirer profit grâce à l’utilisation de modèles de projet et à la diffusion des bonnes pratiques
- Réaliser un pilotage financier rigoureux des projets grâce à la valorisation de chaque poste de dépense (frais variables, fixes et annexes) et leur ventilation par centre de coût (période, direction métier, projet, portefeuille)
- Regrouper et exporter facilement toutes les données nécessaires vers les outils centraux de gestion comptable de l’entreprise en s’interfaçant avec les principaux ERP du marché (SAP, BO, Oracle Financial, People Soft)
Véritable outil de gouvernance, le logiciel Augeo permet de mettre en œuvre le management par projet au sein de toutes les structures en plaçant systématiquement leurs acteurs au cœur du système.
En associant la totalité des parties prenantes (directeurs, actionnaires, maîtres d’ouvrage, chefs de projet, gestionnaires, collaborateurs) impliquées dans les différents processus d’évaluation, de prise de décision, de réalisation et de supervision, Augeo renforce ainsi de façon notoire la synergie et l’efficacité des organisations travaillant en mode projet.
